Perencanaan SDM

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA


Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Planning) adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang untuk menjamin terpenuhinya jumlah pegawai menurut jabatan, satuan organisasi dan waktu, sehingga organisasi dapat mencapai sasaran – sasaran dan misi yang ditetapkan (Hardijanto, Modul Perenc. Strategis & Perenc. SDM dalam Organisasi, 2006). Perencanaan SDM sebagai suatu proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisinya saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa depan dengan menggunakan data sebagai pedoman perencanaan di masa depan.

Tujuan utama perencanaan adalah memfasilitasi keefektifan organisasi, yang harus diintegrasikan dengan tujuan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang organisasi (Jackson & Schuler, 1990). Dari konsep tersebut, perencanaan sumber daya manusia dipandang sebagai proses linear, dengan menggunakan data dan proses masa lalu (short-term) sebagai pedoman perencanaan di masa depan (long-term).

Untuk merancang dan mengembangkan perencanaan sumber daya manusia yang efektif menurut Manzini (1996) untuk, terdapat tiga tipe perencanaan yang saling terkait dan merupakan satu kesatuan sistem perencanaan tunggal. Pertama, strategic planning yang bertujuan untuk mempertahankan kelangsungan organisasi dalam lingkungan persaingan, Kedua, operational planning, yang menunjukkan demand terhadap SDM, dan Ketiga, human resources planning, yang digunakan untuk memprediksi kualitas dan kuantitas kebutuhan sumber daya manusia dalam jangka pendek dan jangka panjang yang menggabungkan program pengembangan dan kebijaksanaan SDM.

Ada beberapa tahapan yang menjadi prosedur perencanaan SDM yaitu : menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan, mengumpulkan data dan informasi tentang SDM, mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya. menetapkan beberapa alternative, memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana, dan menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.

Pada Perencanaan SDM dikenal work measurement atau pengukuran kerja, yaitu penggunaan teknik – teknik yang diciptakan untuk menetapkan waktu bagi seseorang pekerja yang memenuhi persyaratan (qualified) dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu pada suatu tingkat performance (prestasi) yang telah ditetapkan. Ada dua metode pengukuran yaitu : Metode Praktis Empiris (nonilmiah), cirinya adalah perencanaan SDM hanya didasarkan pada individu judgement (pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencana saja), tidak memerlukan observer yang berpengalaman, sederhana, mudah dan cepat, dapat digunakan untuk pekerjaan kantoran. Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar, sebab memiliki tingkat akurasi yang rendah, sehingga kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan, akibatnya timbul mismanagement dan pemborosan yang merugikan organisasi. Contoh dari metode ini : Metode Ration Delay Study (RDS), Metode Slotting Technique, Metode Estimasi Teknis. Metode Analitis (ilmiah) diartikan bahwa perencanaan SDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis menggunakan metode – metode ilmiah, untuk itu dibutuhkan tenaga observer yang terlatih, sarana pengukuran mahal dan digunakan untuk tenaga tingkat operasional / lapangan. Rencana SDM semacam ini risikonya relative kecil karena memiliki tingkat akurasi tinggi dan segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu, contoh dari metode ini :.Metode Penelitian Waktu (Time Study), Metode Rated Activity Sampling, Metode Teknis Analitis Dalam Praktek.

Prakiraan Persediaan SDM adalah komponen Perencanaan SDM yang berkaitan dengan perhitungan jumlah dan jenis pegawai yang dibutuhkan organisasi (Hardijanto, kuliah 4 & 5, Perenc. SDM Strategik). Prakiraan SDM atau Peramalan (forecasting) SDM menggunakan informasi masa lalu dan saat ini untuk mengidentifikasi kondisi masa depan yang diharapkan. Proyeksi untuk masa yang akan datang tentu saja ada unsur ketidaktepatan. Jangka waktu peramalan Peramalan SDM harus dilakukan melalui tiga tahap: perencanaan jangka pendek, menengah dan panjang. Beberapa Teknik yang biasa digunakan untuk Peramalan (forecasting) adalah : Teknik Markov Chain (Rantai Markov), hakekatnya teknik ini memberi gambaran bahwa komposisi tenaga dimasa mendatang adalah kelanjutan dari masa kini, dengan teknik ini kita dapat mengkaji kadar kenaikan pangkat dan kadar attrition (pensiun, pindah, dan berhenti), Labour Turn Over Rate (LTOR), penghitungan teknik ini adalah membagi jumlah pegawai yang berhenti dalam satu tahun dengan rata – rata tenaga kerja dalam 1 tahun dikalikan 100 %. Teknik Survival Rate, teknik ini mengungkapkan prestasi (%) jumlah tenaga kerja yang masih tinggal bekerja setelah mempunyai masa kerja tertentu.

Dalam pelaksanaannya, perencanaan sumber daya manusia harus disesuaikan dengan strategi tertentu. Hal ini dimaksudkan untuk meminimalisikan adanya kesenjangan agar tujuan dengan kenyataan dan sekaligus menfasilitasi keefektifan organisasi dapat dicapai. Perencanaan sumber daya manusia harus diintegrasikan dengan tujuan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang organisasi. Hal ini diperlukan agar organisasi bisa terus survive dan dapat berkembang sesuai dengan tuntutan perubahan yang sangat cepat dan dinamis .